Écrire un mail efficace
FICHE Écrire un mail efficace
Écrire un mail efficace
Quel est le problème ?
Le mail est une version dématérialisée – aujourd'hui beaucoup plus répandue – de la lettre papier. Il est plus rapide, plus informel.
Mais, pour être efficace, il doit être rédigé et relu avec soin, en prenant bien en compte le destinataire et la visée du message.
On vous explique...
Voici la structure d'un mail, avec les questions que vous devez vous poser à chaque étape pour qu'il soit efficace.
L'objet
Je dois me demander :
- l'objet est-il simple et court (moins de 50 caractères) ?
- est-il bien construit grammaticalement ?
- ai-je choisi les bons mots clés ?
La formule d'appel
Si j'écris à une personne que je ne connais pas, j'utilise des formules du type : Madame, Monsieur ; Chère Madame Laferrière ; Cher Maître, etc.
Si j'écris à une personne que je connais, je distingue :
- une relation de travail à laquelle je m'adresse de manière neutre (Bonjour Isabelle, Chère Catherine, etc.) ;
- un proche que je peux saluer d'une façon plus familière (Coucou Isa, Salut, etc.).
Le corps du mail
Avant de rédiger, je me pose des questions :
- dois-je me présenter ou non ?
- qu'est-ce que je souhaite dire et/ou obtenir ?
Lors de la relecture, je me demande :
- vais-je à l'essentiel ?
- mon texte est-il clair, bien construit ?
- est-il bien orthographié ?
La formule de salutation
Si j'écris à une personne que je ne connais pas, j'utilise des formules du type : Cordialement, Salutations distinguées, etc.
Si j'écris à une personne que je connais, je distingue :
- une relation de travail à laquelle je m'adresse de manière neutre (Bien à vous, Bonne journée, etc.) ;
- un proche que je peux saluer d'une façon plus familière (Bien à toi, Amitiés, etc.).
La signature
Je choisis les informations utiles dans la signature du mail : prénom uniquement ? nom, prénom et fonction ? coordonnées complètes ?
Les pièges et difficultés
Évitez :
- un ton inapproprié (familier avec un inconnu, trop pompeux pour une situation courante) ;
- les copier/coller de « formules » pas toujours adaptées ;
- les longueurs inutiles (lorsque vous vous relisez, essayez de réduire au maximum votre mail) ;
- les fautes de construction ou d'orthographe…
Info+
Le terme mail est un emprunt direct à l'anglais (mail).
Il y a eu quelques tentatives de francisation du mot mail (mel, mèl) mais elles ont échoué ; en revanche, on rencontre parfois le terme courriel.
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